Un pas esențial care este adesea omis atunci când se organizează evenimente este consultarea cu firma de traduceri care oferă servicii de interpretare. O bună planificare trebuie să acopere toate aspectele evenimentului care urmează să aibă loc, de la cele mai evidente până la cele mai mici detalii, iar acest lucru înseamnă că, pentru a avea succes și pentru a evita durerile de cap, va trebui să țineți cont de toate, inclusiv de necesarul de interpretare.
Acest lucru înseamnă că, atunci când pregătiți un eveniment, chiar înainte de a-l programa și înainte de a aborda orice alte aspecte organizatorice, ar trebui să luați în considerare consultanța profesională privind necesarul de interpretare.
Și iată de ce:
1. Trebuie să afli ce fel de servicii de interpretare și ce echipamente ai nevoie
Începe prin a contacta compania de traducere și interpretare pe care ai ales-o și descrie-le evenimentul; specialiștii firmei de interpretariat vor pune o mulțime de întrebări care îi vor ajuta să știe exact ce anume este necesar pentru eveniment. Vor dori să știe cine sunt vorbitorii, ce limbi vorbesc, unde va avea loc evenimentul, câte persoane vor fi prezente, dacă este un eveniment unic sau un turneu și dacă este local sau internațional și așa mai departe.
Odată ce au primit răspunsurile, vor ști exact ce fel de servicii de interpretariat sunt cele mai potrivite pentru evenimentul tău, dacă este vorba de interpretare simultană sau consecutivă, cu ce limbi trebuie să lucreze interpreții, câte cabine și ce alte echipamente tehnice sunt necesare. Și apoi vor face o listă cu tot ce trebuie pentru o configurare optimă (atât pentru interpretarea consecutivă/simultană, cât și pentru echipamentul audio/video), astfel încât să fie totul pregătit atunci când va veni momentul.
2. Trebuie să rezervi data evenimentului
Se întâmplă adesea ca evenimentele să se suprapună. În special evenimentele sezoniere, cum ar fi cele organizate cu ocazia Crăciunului, a Paștelui și a altor sărbători, dar și evenimentele de toamnă și de primăvară, tind să fie organizate în aceleași perioade de timp, de obicei în aceleași weekenduri – acest lucru se întâmplă pur și simplu pentru că sunt doar 52 de weekenduri într-un an, iar ocaziile sunt destule și organizatorii de evenimente la fel. Problema este că, uneori, poate fi dificil să găsești o cabină disponibilă pentru anumite date din timpul anului și chiar și interpreții pot fi mai greu de găsit, așa că este mai bine să te consulți cu firma de traduceri pentru a evita astfel de situații neplăcute.
3. Trebuie să știi dacă o cabină este disponibilă sau nu în locație
Există săli de evenimente cu cabine încorporate, dar sunt puține. De obicei, firma de traduceri aduce cabina înainte de eveniment, deoarece cabinele sunt mobile și modulare și trebuie montate cu aproximativ 30-40 de minute înainte sau, uneori, cu o zi înainte. De asemenea, funcționarea tehnologiei montate în cabină trebuie să fie testată.
4. Trebuie să stabilești detaliile tehnice
Cabina vine cu mixer, console, microfoane profesionale și alte echipamente care au nevoie de un tehnician. Tehnicianul face toate setările necesare, testează sistemul înainte de eveniment și ajută în caz de probleme tehnice în timpul evenimentului. Este ideal cazul în care compania de traduceri se ocupă și de aceasta, deoarece oricum furnizează cabina și asigură interpreții potriviți.
5. Este posibil să vrei servicii complete
Cea mai bună alegere este să lucrezi cu firma de traduceri de la primele detalii de planificare până la încheierea evenimentului și este recomandat să alegi o companie care să fie capabilă să furnizeze atât interpreții, cât și cabina, tehnicianul și echipamentul necesar pentru interpretarea simultană sau consecutivă și care să furnizeze echipamentul audio/video în general (de la boxe, sisteme de sunet, mixer și microfoane până la ecrane TV și computere). În acest fel, te asiguri că totul decurge fără probleme, deoarece toate echipamentele sunt compatibile și toate persoanele implicate sunt familiarizate cu ele și își pot face treaba în cele mai bune condiții.